Teamfotos planen: So bekommst du einheitliche Mitarbeiterfotos für Website und LinkedIn

Auf der Team-Seite stehen vierzehn Gesichter. Vier davon sind professionell fotografiert, fünf sind Handyfotos vom Sommerfest, drei sind zugeschnittene Urlaubsbilder, und bei zwei Personen steht ein grauer Platzhalter. Jeder im Unternehmen weiß, dass das nicht gut aussieht. Trotzdem bleibt es so, weil niemand weiß, wo man anfängt.

Der Unterschied zwischen einer aufgeräumten Team-Seite und dem Flickenteppich ist selten das Budget. Es ist die Organisation. Wer Teamfotos planen will, löst nämlich kein fotografisches Problem, sondern ein logistisches: Termine, Reihenfolge, Einwilligungen, Dateinamen — und die Frage, was in sechs Monaten mit den drei neuen Kolleginnen passiert. Dieser Leitfaden geht die Entscheidungen in der Reihenfolge durch, in der sie anfallen.

Warum einheitliche Bilder mehr bringen als 14 gute Einzelfotos

Bei einem einzelnen Portraitfoto spielt das keine Rolle. Auf einer Team-Seite schon: Ein Porträt wirkt dort nie allein. Die Bilder stehen nebeneinander, und das Auge vergleicht sofort: Wer ist größer abgebildet? Wo ist der Hintergrund heller? Warum lacht eine Person in die Kamera und eine andere zur Seite?

Diese Unterschiede lesen sich unbewusst als Rangordnung — und genau das will niemand. Deshalb ist Einheitlichkeit bei Mitarbeiterfotos wichtiger als das beste Einzelbild. Drei technische Größen entscheiden darüber:

• Hintergrund. Eine Farbe, eine Helligkeit. Auf der Leistungsseite ist das abgebildet: Die Businessfoto-Pakete nennen „1x Hintergrundfarbe pro Shooting“, das größere Paket „2x Hintergrundfarben“.
• Lichtrichtung. Licht von links bei der Hälfte des Teams und von rechts bei der anderen Hälfte fällt sofort auf, sobald die Bilder in einer Reihe stehen.
• Bildausschnitt. Entweder alle als Headshot — Kopf und Schultern — oder alle bis zur Hüfte. Gemischt wirkt es zufällig.

Alles andere, von der Krawatte bis zum Lächeln, darf individuell bleiben. Das soll es sogar: Ein Team aus vierzehn identisch dreinschauenden Menschen sieht nach Stockfoto aus.

Studio oder vor Ort? Die Entscheidung bestimmt alles andere

Beides ist möglich. Die Leistungsseite Businessfotos sagt dazu: „Ihre Mitarbeitenden kommen zu uns ins Studio, oder wir fotografieren direkt bei Ihnen im Unternehmen vor Ort.“

Fürs Studio spricht:

• Das Licht ist aufgebaut und reproduzierbar. Auch in acht Monaten.
• Es gibt keine Störungen durch Telefon, Kollegen oder Kundenbesuch.
• Du zahlst die ausgewiesenen Paketpreise ohne Anfahrt und Aufbau.
• Dein Team kommt in Einzelterminen — der Betrieb läuft weiter.

Für den Termin im Unternehmen spricht:

• Niemand verliert Wegzeit; bei dreißig Personen ist das der größere Posten.
• Du kannst zusätzlich Arbeitsplatz- und Gruppenaufnahmen machen, solange das Team schon da ist. Steht ohnehin eine Veranstaltung an, lohnt der Leitfaden Firmenevent fotografieren und filmen lassen und die Seite Eventfotografie.
• Für Standorte mit Schichtbetrieb ist es oft die einzige praktikable Variante.

Dagegen spricht: Für Shootings vor Ort gibt es laut Leistungsseite keinen Pauschalpreis. Anfahrt, Aufbau und das Blitz- bzw. Lichtsetup werden individuell kalkuliert, du erhältst ein Angebot. Außerdem brauchst du einen geeigneten Raum. Drei Dinge entscheiden darüber:

1. Fläche. Faustregel aus der Praxis: etwa drei Meter Tiefe zwischen Person und Hintergrund plus Platz für Kamera und Licht. Ein langer Besprechungsraum funktioniert, ein voller Großraum selten.
2. Fenster. Tageslicht ist schön und wechselt ständig. Wenn draußen eine Wolke vorbeizieht, sieht Person 7 anders aus als Person 6. Abdunkelbare Räume sind deshalb besser als helle.
3. Ruhe. Ein Raum, den man für drei Stunden schließen kann, spart mehr Zeit als jede Technik. Wenn im Haus kein geeigneter Raum ist, ist der Weg ins Studio die ruhigere Variante — die technischen Daten zeigen, was dort an Fläche und Licht bereitsteht.

Teamfotos planen: der Zeitplan für den Shootingtag

Der häufigste Planungsfehler ist eine Liste mit Namen und einer Uhrzeit pro Person — ohne Puffer. Das funktioniert bis Person vier.

Ein belastbarer Ablauf sieht so aus:

Zwei Hinweise, die in der Praxis mehr bringen als jede Optimierung:

• Lade in Blöcken ein, nicht einzeln. Vier Personen auf 9:00 bis 10:00 statt vier Einzeltermine. Wer zu früh kommt, wartet zwei Minuten; wer absagt, reißt kein Loch.
• Setze die Geschäftsführung nicht an den Anfang. Die ersten zwei Porträts sind Einstellarbeit. Die beste Position ist nach etwa einer Stunde, wenn alles sitzt.

Diese Zeitwerte sind eine Planungsgröße für deine eigene Kalkulation, keine zugesagte Taktung. Was PM STUDIOS pro Einzelshooting ansetzt, steht transparent in den Paketen: 30, 45 oder 60 Minuten vor Ort, je nach Paket.

Den Bildlook vorher festlegen: fünf Entscheidungen

Diese fünf Punkte klärst du am besten im Vorgespräch — schriftlich, damit sie am Shootingtag nicht neu verhandelt werden:

1. Hintergrund. Eine Farbe für alle. Hell wirkt offener und funktioniert besser auf LinkedIn, dunkel wirkt formeller. Wichtig ist nur: eine Entscheidung.
2. Ausschnitt. Headshot für Profilbilder, Oberkörper für die Website, Ganzkörper selten. Die Leistungsseite beschreibt den Unterschied: „Ein Headshot ist ein enger Bildausschnitt von Kopf und Schultern … Ein Businessportrait kann darüber hinaus mehr zeigen: Oberkörper, Haltung und Outfit bis hin zum Ganzkörperbild.“
3. Stilrichtung. Die Leistungsseite unterscheidet klassisch/corporate, modern/kreativ, Führungskraft/Management und Headshot für LinkedIn und XING. Nimm eine Richtung für das ganze Team, nicht eine pro Abteilung.
4. Kleiderrahmen. Nicht Vorschrift, sondern Rahmen: „Oberteil einfarbig, keine feinen Streifen oder kleinen Muster, Firmenlogo erlaubt.“ Das reicht. Für die Feinfragen schick den Ratgeber Bewerbungsfoto: Was anziehen? mit, statt eine eigene Kleiderordnung zu schreiben — er erklärt auch den Unterschied zwischen Bewerbungsfoto und Businessfoto.
5. Zahl der Bilder pro Person. Ein Bild deckt das Profil ab. Zwei bis vier Bilder geben dir Varianten für Website, Pressemitteilung und Vortragsankündigung. Das entspricht den drei Paketstufen auf der Leistungsseite.

Was dein Team vorher wissen muss

Eine kurze Mail an alle, spätestens drei Tage vorher, verhindert die meisten Probleme. Sechs Sätze reichen:

• Wann und wo, mit Zeitblock statt Minutentermin.
• Wie lange es für die einzelne Person dauert.
• Was anziehen — der Rahmen von oben, plus die Einladung, ein zweites Oberteil mitzubringen.
• Wofür die Bilder verwendet werden: Website, LinkedIn, Pressemappe, Intranet. Diese Liste brauchst du ohnehin für die Einwilligung.
• Dass Mitmachen freiwillig ist und wer Bescheid gibt, wenn er oder sie nicht möchte.
• Eine Ansprechperson im Unternehmen für Rückfragen.

Was du nicht schreiben solltest: „Bitte gut aussehen.“ Das erzeugt genau die Anspannung, die man später im Gesicht sieht.

Einwilligung und Datenschutz: der Teil, der am häufigsten fehlt

Fotos von Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten. Für Aufnahme und Veröffentlichung braucht es eine Rechtsgrundlage; in der Praxis ist das die Einwilligung. Die Datenschutzaufsicht Baden-Württemberg formuliert in ihrer FAQ „Fotografieren und Datenschutz“: „Bildaufnahmen sind zunächst nach Art. 6 Abs. 1 DSGVO verboten, wenn sie nicht auf eine Einwilligung oder auf eine andere Rechtfertigung gestützt werden können.“

Daneben steht § 22 Kunsturhebergesetz: „Bildnisse dürfen nur mit Einwilligung des Abgebildeten verbreitet oder öffentlich zur Schau gestellt werden.“

Für das Team-Shooting heißt das praktisch:

• Schriftlich einsammeln, vor dem Termin. Die Einwilligung muss rechtlich nicht schriftlich sein — die Aufsichtsbehörde schreibt ausdrücklich: „Eine Einwilligung muss hierbei nicht zwingend schriftlich erfolgen.“ Nachweisen musst du sie aber. Also: schriftlich.
• Verwendungszwecke einzeln aufführen. Website, LinkedIn-Unternehmensseite, Karriereseite, Printbroschüre, Intranet. „Für Marketingzwecke“ ist zu unbestimmt.
• Auf das Widerrufsrecht hinweisen, und zwar vor der Unterschrift. Das ist Pflicht nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.
• Freiwilligkeit sichtbar machen. Im Beschäftigungsverhältnis besteht ein Machtgefälle. Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen hat dazu eine Orientierung zu Personenfotografien nach DS-GVO veröffentlicht. Dokumentiere, dass niemand einen Nachteil hat, der nicht möchte — und halte dafür eine Alternative bereit, etwa einen Platzhalter ohne Foto.
• Austritt regeln. Lege vorher fest, wann Bilder nach einem Austritt von der Website verschwinden. Ein fester Termin im Offboarding ist einfacher als eine Einzelfallprüfung.

Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Wenn Betriebsrat, Tarifbindung oder ein Beschäftigtendatenschutz-Konzept im Spiel sind, lass die Einwilligung vorher prüfen.

Gruppenbild zusätzlich? Was dabei zu beachten ist

Ein Gruppenbild ist kein großes Einzelporträt, sondern eine eigene Aufgabe:

• Platz. Vierzehn Personen brauchen Breite, nicht Tiefe. Prüfe vorher, ob der Raum das hergibt — oder plane eine Außenfläche ein, mit Schlechtwettervariante.
• Reihenfolge. Nach Körpergröße gestaffelt, nicht nach Hierarchie. Hierarchie im Gruppenbild sieht man, und es wirkt selten gut.
• Augen. Bei mehr als zehn Personen blinzelt immer jemand. Dafür braucht es mehrere Auslösungen und in der Nachbearbeitung gelegentlich einen Austausch einzelner Köpfe. Das ist normal und sollte vorher abgesprochen sein.
• Zeitpunkt. Am Ende des Tages, nicht am Anfang. Wer vorher einzeln fotografiert wurde, ist entspannter.

Nachzügler, neue Kolleginnen und Fluktuation

Der Punkt, der aus einem einmaligen Shooting ein funktionierendes System macht. Nach dem Termin fehlen immer Personen: krank, im Urlaub, im Kundentermin, gerade eingestellt.

• Schreibe die Setup-Daten auf. Hintergrundfarbe, Abstand zum Hintergrund, Lichtaufbau, Brennweite, Bildausschnitt. Mit diesen Angaben lässt sich derselbe Look später reproduzieren. Ein Foto vom Aufbau hilft mehr als jede Beschreibung.
• Lege einen Nachzügler-Termin fest, bevor der erste vorbei ist. Ein zweiter halber Tag nach sechs bis acht Wochen deckt die meisten Fälle ab.
• Baue Fotos ins Onboarding ein. Wer neu anfängt, bekommt in den ersten Wochen einen Studiotermin. Dann bleibt die Team-Seite dauerhaft vollständig, statt alle zwei Jahre zu zerfallen.
• Nimm für Einzelnachzügler die Studiopakete. Das ist bei einer oder zwei Personen günstiger, als Anfahrt und Aufbau erneut zu bezahlen.

Dateien, Benennung und Ausgabe

Nach dem Shooting bekommst du Bilder — und ab hier entscheidet sich, ob das Projekt sauber endet.

• Benenne nach einem Muster, zum Beispiel nachname-vorname-headshot-hell.jpg. Keine Umlaute, keine Leerzeichen, alles klein.
• Je Person eine Datei pro Verwendung. Ein quadratischer Zuschnitt fürs Profilbild, ein liegender fürs Website-Element. Das Zuschneiden im CMS führt sonst zu abgeschnittenen Stirnen.
• Lass das Ausgangsbild unberührt. Zuschnitte entstehen aus der Originaldatei, nicht aus dem bereits zugeschnittenen Bild.
• Dateigröße prüfen. Ein 6-MB-Porträt auf der Team-Seite bremst die Seite. Die Leistungsseite erwähnt die Optimierung der Datei für die jeweilige Plattform ausdrücklich („Pixelmaße, Dateigröße“) — frag das aktiv an.
• Lege die Rechte schriftlich ab. Welche Nutzung ist abgedeckt? Die Businessfoto-Pakete enthalten die „Lizenz für: LinkedIn, Xing, Webseite“. Brauchst du mehr — Print, Anzeigen, Messestand —, klär das vor dem Termin.

Was Businessfotos und Teamfotos kosten

Stand 17.10.2026, laut Leistungsseite Businessfotos und Preisübersicht:

Alle Preise inkl. 19 % MwSt.

Für Mitarbeiter- und Teamfotos vor Ort gibt es keinen Pauschalpreis. Anfahrt, Aufbau und das Licht- bzw. Blitzsetup werden individuell kalkuliert; du erhältst dafür ein Angebot. Für die Anfrage brauchst du vier Angaben: Anzahl der Personen, Adresse und Raumsituation, gewünschter Zeitraum und die Verwendung der Bilder.

Digitale Retusche ist in allen Paketen enthalten. Weitergehende Bearbeitung — Freistellen, Montagen, aufwendige Korrekturen — läuft über die Fotobearbeitung.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• Kein festgelegter Look. Wenn Hintergrund und Ausschnitt erst am Shootingtag entschieden werden, entscheiden sie sich zwischen Person 1 und Person 3 zweimal.
• Einwilligung nachträglich. Wer erst nach dem Shooting fragt, hat im Zweifel Bilder, die nicht verwendet werden dürfen — und eine unangenehme Nachfrage.
• Zu enger Zeitplan. Fünf Minuten pro Person klingt effizient und endet in Bildern, die man nicht benutzt.
• Geschäftsführung zuerst. Die ersten Bilder sind Einstellarbeit.
• Gruppenbild als Nebenprodukt. Es braucht eigenen Platz und eigene Zeit, sonst steht das halbe Team hinter einer Säule.
• Nachzügler nicht eingeplant. Dann hängen drei Handyfotos zwischen dreißig Studioporträts und der ganze Aufwand ist sichtbar entwertet.
• Dateien unsortiert übernommen. Wer IMG_4471.jpg ins CMS lädt, sucht in zwei Jahren nach dem Original.

FAQ – Teamfotos und Mitarbeiterfotos

Wie lange dauert ein Team-Shooting für zwanzig Personen?

Rechne mit 15 bis 20 Minuten pro Person plus Aufbau und Abbau, also etwa einen vollen Arbeitstag mit Pausen. Mit einem vorher festgelegten Look und Einladung in Blöcken geht es zügiger, weil keine Entscheidungen mehr am Set getroffen werden.

Kommt PM STUDIOS für Teamfotos ins Unternehmen?

Ja. Laut Leistungsseite sind Mitarbeiter- und Teamfotos auch direkt im Unternehmen vor Ort möglich. Anfahrt, Aufbau und das Licht- bzw. Blitzsetup werden individuell kalkuliert — dafür gibt es ein Angebot und keinen Pauschalpreis.

Was kostet ein einzelnes Businessfoto?

Paket 1 mit einem Bild kostet 89 €, Paket 2 mit zwei Bildern 139 €, Paket 3 mit vier Bildern 189 €, jeweils inkl. 19 % MwSt. Die digitale Retusche und die Lizenz für LinkedIn, XING und Webseite sind in allen Paketen enthalten.

Brauche ich von jeder Person eine Einwilligung?

Für die Veröffentlichung ja. § 22 KunstUrhG verlangt die Einwilligung des Abgebildeten für Verbreitung und öffentliche Zurschaustellung, und nach DSGVO brauchst du eine Rechtsgrundlage, die du nachweisen kannst. Sammle sie schriftlich ein, führe die Verwendungszwecke einzeln auf und weise vor der Unterschrift auf das Widerrufsrecht hin.

Was passiert, wenn jemand nicht fotografiert werden möchte?

Dann wird diese Person nicht fotografiert. Die Teilnahme ist freiwillig; halte eine Alternative bereit, etwa einen neutralen Platzhalter ohne Foto. Wichtig ist, dass daraus kein Nachteil entsteht und dass das auch so kommuniziert wird.

Muss das Team einheitliche Kleidung tragen?

Nein. Ein Rahmen reicht: einfarbige Oberteile, keine feinen Muster. Einheitlich sein müssen Hintergrund, Licht und Bildausschnitt — nicht die Garderobe. Zu den Details lohnt der Blick in den Ratgeber zum Bewerbungsfoto-Outfit.

Wie bekommen neue Kolleginnen und Kollegen später das gleiche Bild?

Indem du das Setup dokumentierst: Hintergrundfarbe, Abstand, Lichtaufbau, Brennweite, Ausschnitt, plus ein Foto vom Aufbau. Mit diesen Angaben lässt sich derselbe Look im Studio reproduzieren. Am verlässlichsten funktioniert es, wenn ein Studiotermin fester Teil des Onboardings wird.

Können wir am selben Tag auch Arbeitsplatz- und Gruppenaufnahmen machen?

Ja, das ist einer der Vorteile des Termins im Unternehmen. Nenne es bei der Anfrage mit, weil es Zeit und Lichtaufbau verändert.

Dürfen wir die Bilder auch in einer gedruckten Broschüre verwenden?

Die Pakete enthalten die Lizenz für LinkedIn, XING und Webseite. Für weitere Nutzungen — Print, Anzeigen, Messe — klär den Umfang vor dem Termin, damit es hinterher keine Lücke gibt.

Dein Teamtermin in München

Wenn du Teamfotos planen willst, sind zwei Wege sinnvoll:

Einzelne Personen oder kleines Team: Buche die Businessfoto-Pakete direkt über die Online-Buchung. Das funktioniert gut, wenn über die Zeit immer wieder einzelne Personen dazukommen — und hält den Look stabil, weil das Studio-Setup gleich bleibt.

Ganzes Team oder Termin im Unternehmen: Frag über das Kontaktformular ein Angebot an. Nenne dabei Anzahl der Personen, Adresse und Raumsituation, Wunschzeitraum und die geplante Verwendung der Bilder — damit kann der Aufwand für Anfahrt, Aufbau und Lichtsetup konkret kalkuliert werden.

Standort & Anfahrt

Das Fotostudio liegt im Münchner Westend (Schwanthalerhöhe), direkt an der U-Bahn-Station Westendstraße. Wer die Räume für eigene Produktionen braucht, findet die Konditionen unter Fotostudio mieten.

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Quellen

• PM STUDIOS: Businessfotos (Leistungsseite, abgerufen 17.10.2026)
• PM STUDIOS: Preisübersicht (abgerufen 17.10.2026)
• § 22 KunstUrhG (gesetze-im-internet.de)
• Landesbeauftragter für den Datenschutz Baden-Württemberg: FAQ Fotografieren und Datenschutz
• Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen: Personenfotografien nach DS-GVO