Firmenevent fotografieren und filmen lassen: So planst du Foto und Video an einem Tag

! KI · Foto und Video arbeiten beim Firmenevent parallel — zwei Positionen, ein Ablauf.

Du möchtest dein Firmenevent fotografieren lassen und zugleich Videoaufnahmen planen? Dieser Leitfaden führt dich durch sieben Vorbereitungsschritte: Ziele, Leistungsumfang, Kameras, Ablauf, Technik, Bildrechte und Budget.

Das Datum steht, die Location ist gebucht, das Programm liegt grob fest – und dann fällt jemandem auf, dass noch niemand an Fotos gedacht hat. Oder schlimmer: Es gibt Fotos, aber die Geschäftsführerin ist auf keinem einzigen Bild zu sehen, und die Preisverleihung fehlt komplett.

Gute Eventbilder entstehen nicht durch Glück. Sie entstehen durch eine halbe Stunde Vorbereitung. Dieser Leitfaden zeigt dir, was du vor einem Firmen- oder Mitarbeiterevent klären solltest – und wann sich zusätzlich Video lohnt.

Firmenevent fotografieren lassen: Was sollen die Bilder leisten?

Diese eine Frage entscheidet über fast alles andere. Fotos für einen internen Rückblick brauchen etwas anderes als Bilder für die Karriereseite.

• Interne Kommunikation: Stimmung, Gruppen, Gespräche, viele Gesichter. Hier zählt Breite.
• Website und Karriereseite: wenige, sehr gute Bilder mit Platz für Text. Querformat, aufgeräumter Hintergrund.
• Presse und Partner: Bühne, Redner, Ehrungen, Handshakes, Logo im Bild. Wenn du bei der Gelegenheit auch saubere Portraits deiner Referentinnen und Referenten brauchst, sag es vorher – das lässt sich in einer Programmpause erledigen, siehe Businessfotos.
• Social Media: kurze Formate, Hochformat, schnelle Lieferung – idealerweise noch am selben Abend ein erstes Bild.
• Archiv und Jahresrückblick: Vollständigkeit. Jeder Programmpunkt mindestens einmal dokumentiert.

Praktischer Tipp: Schreib die drei wichtigsten Verwendungszwecke auf und schick sie mit der Anfrage mit. Das ist das nützlichste Briefing überhaupt – nützlicher als jede Stilbeschreibung.

Foto, Video – oder beides?

Foto und Video lösen unterschiedliche Aufgaben. Fotos sind schnell, vielseitig und lassen sich jahrelang in Präsentationen, Newslettern und auf der Website weiterverwenden. Video transportiert Atmosphäre, Stimmen und Bewegung – und ist für Social Media und Imagefilme oft das stärkere Format.

Bei PM STUDIOS bekommst du beides aus einer Hand, ohne zwei Dienstleister zu koordinieren. Für Firmen- und Mitarbeiterevents begleiten wir auf Wunsch gleichzeitig mit Eventfotos und einer Videoproduktion mit bis zu fünf Kameras. Umfang und Preis dieser kombinierten Produktion vereinbaren wir individuell – dazu brauchen wir von dir Programm, Location und den gewünschten Einsatzzweck.

Wenn du unsicher bist, hilft diese Faustregel: Gibt es Reden, Auftritte oder Momente, die man hören muss, um sie zu verstehen? Dann Video. Geht es um Menschen, Stimmung und Wiederverwendbarkeit? Dann sind Fotos die effizientere Wahl.

Wie viele Kameras braucht dein Event?

Die Kameraanzahl richtet sich nach Programm, Location, gewünschter Abdeckung und Budget. Das passende Setup stimmen wir vorab mit dir ab.

• Eine Kamera reicht für einen klar strukturierten Ablauf mit einem Hauptort – etwa eine Ansprache und anschließendes Get-together.
• Zwei bis drei Kameras sind sinnvoll, sobald eine Bühne durchgehend läuft: Totale, Nahaufnahme des Redners, plus eine bewegliche Kamera für Publikumsreaktionen. Damit lässt sich später schneiden, ohne dass Sprünge auffallen.
• Bis zu fünf Kameras lohnen sich bei Preisverleihungen, Podiumsdiskussionen und Programmen, die sich nicht wiederholen lassen. Jede Perspektive, die du am Abend nicht aufgenommen hast, fehlt dir im Schnitt für immer.

Die Zahl der Fotografen hängt neben der Gästezahl auch von parallelen Programmpunkten und den Räumen ab. Laufen Bühne und Empfang gleichzeitig, kann ein zweiter Fotograf sinnvoll sein.

Der Ablaufplan ist die wichtigste Datei des Tages

Wenn du dein Firmenevent fotografieren lassen möchtest, hilft eine gemeinsame Zeitplanung allen Beteiligten: Organisation, Fotograf, Videoteam und Bühnentechnik arbeiten mit derselben aktuellen Fassung.

! KI · Gruppenfotos brauchen einen ruhigen Platz und zwei Minuten Zeit im Ablauf.

Vier Punkte, die vor dem Event abgestimmt sein sollten.

Schick uns den Ablaufplan mit Uhrzeiten – auch wenn er noch nicht final ist. Markiere darin:

• Muss-Momente: Begrüßung, Ehrungen, Übergaben, Gruppenfoto, Anschnitt der Torte, Bandstart.
• Kann-Momente: Netzwerkpausen, Buffet, Dekoration, Sponsorenwände.
• Tabuzonen: Bereiche oder Personen, die nicht fotografiert werden sollen.
• Namen und Funktionen der Personen, die garantiert aufs Bild müssen – mit Foto, wenn möglich. Niemand erkennt den neuen Bereichsleiter in einem Raum mit 200 Menschen.

Profi-Tipp: Plane das Gruppenfoto früh am Abend ein und kündige es an. So sind möglichst alle dabei, bevor Gäste gehen oder sich auf verschiedene Bereiche verteilen.

Licht, Location und die Sache mit dem Ton

Eventlocations sind selten für Kameras gebaut. Das ist lösbar, wenn wir es vorher wissen.

• Dunkle Räume, Kerzenlicht, farbige Spots: Sag uns vorab Bescheid. Für schwierige Lichtsituationen bringen wir passende Ausrüstung mit.
• Location vorab zeigen: Ein paar Handyfotos der Räume reichen völlig. Daraus lassen sich Lichtverhältnisse, Wege und Platzbedarf abschätzen.
• Bühne und Rednerpult: Wo steht wer? Gibt es einen Gegenlicht-Spot, der jedes Gesicht verschluckt?
• Ton bei Video: Für Reden empfehlen wir ein Ansteckmikrofon oder eine Abnahme über die Haustechnik. Raumton allein klingt bei 200 Gästen nach 200 Gästen – nicht nach der Rede.
• Auf- und Abbau: Wenn wir Technik aufbauen, brauchen wir Zugang vor dem offiziellen Beginn. Die Kosten stehen im Budgetabschnitt.

Rechte an Aufnahmen von Mitarbeitenden

Als Veranstalter klärst du vor dem Event, welche Aufnahmen entstehen dürfen und wo dein Unternehmen sie später nutzen möchte. Organisiere dafür die nötigen Informationen und gegebenenfalls Einwilligungen der abgebildeten Personen – bei Fragen mit Unterstützung eurer Datenschutz- oder Rechtsverantwortlichen. Wir brauchen von dir die abgestimmten Vorgaben für das Foto- und Videoteam.

• Benenne die geplanten Verwendungen, zum Beispiel Intranet, Karriereseite oder Social Media.
• Informiere die Teilnehmenden vorab und vor Ort. Ein Hinweisschild allein ersetzt keine gegebenenfalls erforderliche Einwilligung oder andere Rechtsgrundlage.
• Gib dem Foto- und Videoteam klare Vorgaben zu Personen und Bereichen, die nicht aufgenommen werden dürfen.
• Vereinbare, wie ihr mit Fragen und Einwänden umgeht.

Wir richten die Produktion nach den abgestimmten Vorgaben aus. Schick sie deshalb mit dem Briefing, damit wir sie rechtzeitig einplanen können. Weiterführende Antworten zu Fotos und Veranstaltungen findest du in den Datenschutz-FAQ des Bayerischen Landesamts für Datenschutzaufsicht.

Zeit und Budget realistisch planen

! KI · Zwei Kameras und ein fester Tonplatz — so entsteht schnittfähiges Material.

Beispielhafter Abendablauf — an das eigene Programm anpassen.

Die Eventfotografie bei PM STUDIOS ist in drei Paketen organisiert:

Dazu kommen je nach Bedarf: Nachbuchung 199 € pro Stunde, Anreise 3,50 € pro Kilometer einfache Strecke, Auf- und Abbau 99 € pauschal. Alle genannten Preise verstehen sich zuzüglich 19 % MwSt.

Bei Video und kombinierter Foto-/Videobegleitung vereinbaren wir Kameraanzahl, Ton, Schnitt und Auslieferung individuell. Frag dafür ein Angebot für dein Event an.

Wie viel Zeit brauchst du wirklich? Rechne mit dem Programm, nicht mit der Partydauer. Ein Abend mit Empfang ab 18 Uhr, Reden ab 19 Uhr, Ehrung um 20 Uhr und Band ab 21 Uhr ist mit vier Stunden gut abgedeckt. Wenn dir die Partystimmung wichtig ist, plane dafür ausdrücklich Zeit im Briefing ein.

Nach dem Event: Auswahl, Bearbeitung, Lieferung

• Bildauswahl: Du bekommst alle Aufnahmen in einer passwortgeschützten Online-Galerie und wählst deine Favoriten für die finale Bearbeitung aus.
• Menge: Pro Stunde Eventdauer kannst du mit etwa 50 bis 100 verwertbaren Bildern rechnen. Du erhältst alle Bilder ohne Wasserzeichen.
• Bearbeitung: Farb- und Helligkeitsanpassung ist enthalten. Die Bildbearbeitung dauert in der Regel 5 bis 10 Werktage; bei eiligen Projekten sprich uns vorher an.
• Formate: Du bekommst die Bilder als hochauflösende Dateien passend zum vereinbarten Einsatzzweck und auf Wunsch zusätzlich web-optimiert für Social Media.
• Übergabe: online oder auf USB.

Tipp für Social Media: Wenn du noch am Eventabend posten willst, sag das vorher. Dann lässt sich eine kleine Auswahl vorab bearbeiten und übergeben, statt hinterher hektisch zu suchen.

Häufige Fehler – und wie du sie vermeidest

• Kein Ablaufplan: Ohne Zeiten weiß niemand, wann die Ehrung stattfindet. Ein Foto, das in dem Moment nicht gemacht wurde, lässt sich nicht nachstellen.
• Keine Ansprechperson vor Ort: Ohne jemanden, der Namen kennt, fotografieren wir die falschen Menschen sehr professionell.
• Video zu spät entschieden: Mehrkamera-Setups brauchen Vorlauf für Technik, Ton und Positionen. Eine Woche vorher ist knapp.
• Unklarer Verwendungszweck: Wer erst nach dem Event merkt, dass er Hochformat für Instagram braucht, hat 400 Querformatbilder.
• Einwilligungen vergessen: Siehe oben. Kläre die Vorgaben vor dem Event.

FAQ – Firmenevent fotografieren lassen und Video planen

Was kostet es, ein Firmenevent fotografieren zu lassen? Die Paketübersicht oben zeigt Fotopreise und Zusatzkosten. Foto und Mehrkamera-Video zusammen kalkulieren wir individuell für dein Event.

Können Foto und Video gleichzeitig produziert werden? Ja. Für Firmen- und Mitarbeiterevents begleiten wir auf Wunsch gleichzeitig mit Eventfotos und einer Videoproduktion mit bis zu fünf Kameras. Umfang und Preis der kombinierten Produktion vereinbaren wir individuell.

Kann ich nur Video ohne Fotografie buchen? Ja. Nenne uns Programm, Dauer und Einsatzzweck. Dann klären wir Umfang und Preis der Videoproduktion.

Wie viele Fotografen brauche ich? Das hängt von Location, parallelen Programmpunkten und den gewünschten Motiven ab. Die Teamgröße stimmen wir vor dem Event mit dir ab.

Wie viele Bilder bekomme ich? Etwa 50 bis 100 verwertbare Aufnahmen pro Stunde Eventdauer, alle ohne Wasserzeichen.

Wie lange dauert die Bearbeitung? In der Regel 5 bis 10 Werktage, je nach Umfang. Bei Eiligem sprich uns an.

Brauche ich eine Einwilligung der Mitarbeitenden? Kläre Rechtsgrundlage und gegebenenfalls nötige Einwilligungen vorab mit euren Datenschutz- oder Rechtsverantwortlichen. Gib uns klare Vorgaben für das Foto- und Videoteam.

Was passiert bei schlechtem Wetter? Bei Outdoor-Events weichen wir auf überdachte Bereiche aus. Sprich Alternativen vorab an, dann planen wir sie mit ein.

Fotografiert ihr auch außerhalb von München? Ja. Nenne uns die Location in deiner Anfrage; die Anreise wird wie im Budgetabschnitt beschrieben kalkuliert.

Kann ich kurzfristig buchen? Nach Verfügbarkeit ja. Frag einfach an – gerade bei Last-Minute-Anfragen versuchen wir, flexibel zu sein.

Dein Firmenevent fotografieren lassen: die nächsten Schritte

Du planst eine Firmenfeier, eine Konferenz, ein Jubiläum oder ein Mitarbeiterevent in München oder Umgebung? PM STUDIOS begleitet deine Veranstaltung mit Eventfotografie und auf Wunsch mit Videoproduktion – abgestimmt, aus einer Hand, mit klar ausgewiesenen Kosten.

👉 Termin online buchen oder dein Event unverbindlich über das Kontaktformular anfragen. Alle Pakete, Leistungen und Beispiele findest du auf der Seite Eventfotografie & Videografie München. Das Studio findest du in der Westendstraße 177 im Münchner Westend – Anfahrt und Standort.

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